先分清文件质量与提交规则
这是 VisaPilot 的文件整理方法，适用于准备人工核对。它不能替代官方平台对格式、大小、颜色或原件的具体要求。先在工作目录中记录该渠道说明，再按说明准备版本。
逐页检查扫描质量
| 检查点 | 发现问题后的动作 |
|---|---|
| 文字模糊或反光 | 重新扫描原件，确认关键字段清楚。 |
| 裁边或缺页 | 查看完整原件并重新取得缺失页面。 |
| 页序不正确 | 按原件顺序组织；核对页码。 |
| 无法打开或密码保护 | 确认接收渠道是否支持，再取得可用版本。 |
| 不同人的文件混在一起 | 按申请人建立目录并标注归属。 |
文件命名与版本管理
给每份文件一个材料编号，保持文件名、材料目录和备注里的编号相同。例如“03-在职证明-原件.pdf”。如果重新扫描，清楚标记哪个版本用于当前审核，避免把旧版继续发给审核人员。
目录里可以记录材料名称、页数、文件名、是否已核对和剩余问题。不要把护照号码放进文件名来区分案例。
压缩和合并后再看一遍
压缩文件可能让文字变模糊，合并后可能漏掉一页。完成操作后重新打开整个文件，检查关键文字、页数和顺序，而不是仅看文件体积是否变小。不要为了减少页数删掉有意义的内容。
人工审核前怎么分享
先提供申请情况和材料目录，不必立即发送敏感原件。确认需要哪些文件、哪些字段可以遮盖及保留安排。我们会记录发现的问题，并要求从真实原件重新取得不清楚的内容。
常见问题
手机拍照可以吗？
先确认提交渠道是否接受。准备阶段至少逐页检查清晰度、完整性和反光；不要仅因照片能打开就判断合格。
需要统一压缩到某个大小吗？
没有适用于所有平台的统一限制。以实际渠道说明为准，压缩后复查可读性。
可以补写模糊的姓名或金额吗？
不要重构原始证据。重新取得清晰原件，再进行核对。